時間管理のマトリックス、重要だが緊急でない領域が重要~7つの習慣4~

こんにちは、梅澤です。

今回は「7つの習慣」の記事の第4回。

第3の習慣「最優先事項を優先する」
についてお伝えします。

結論を先に言うと、

重要だか緊急でない活動のための
時間を確保しましょう

というのが、
第3の習慣のポイントです。

「7つの習慣」の記事は
こちらにまとめてあります。

「7つの習慣」の「最優先事項を優先する」

「7つの習慣」はこちらの本です。

ここまでの復習しておくと、
7つの習慣のうち第1〜6の習慣は
「私的成功」と「公的成功」
に分けることができます。

第1〜3の習慣は
「私的成功」に分類され、
それは以下の通りです。

この中で第3の習慣は、
「私的成功」の仕上げの部分にあたります。

これができれば
私的成功を得て「自立」することができて、
公的成功を目指せるのです。

「7つの習慣」を読んでいて感じたのは、
第3の習慣はそれまでの内容に比べて
実践的なテクニック寄りの話が多い
ということ。

「7つの習慣」は原則についての本なので、
その内容は抽象的なものが多いです。

その中で第3の習慣は
「スケジュールをどう立てるか」
という身近な問題についての習慣なので、
すぐに仕事や生活の中に取り入れられそうです。

私自身も、
「これはあとでやろう」
と思いながらもできなかった経験が多いので、
第3の習慣にはすごく興味がわきました。

特に学生のときから現在にいたるまで、
「勉強しなくちゃ」という思いはあっても
なかなか実行することができなくて、
苦しい思いをしてきました。

勉強した方がいいことはわかっていても
他に楽しいことがあるとついついそちらをやってしまったり、
あるいは急な用事が入ってしまったり、
そもそもやる気が出なかったり。

なんやかんやと理由をつけて
イヤな勉強を避けるのですが、
その後には必ず後悔するのです。

「ああ、なんて自分はダメなやつなんだろう」と。

そんな意思の弱い私ですが、
「7つの習慣」には
そうした人でもやるべきことがやれるように、
対策が書かれていました。

第3の習慣「最優先事項を優先する」
のカギとなる考え方が、
「時間管理のマトリックス」です。

時間管理のマトリックス

時間管理のマトリックスは
以下の図の通りです↓

自分の活動を

「緊急か緊急でないか」
「重要か重要でないか」

によって、4つに分類します。

そして、「7つの習慣」では、
「緊急でないが重要」である
第Ⅱ領域の活動のための時間を確保することが重要
だと強調しています。

勉強することは
「緊急でないが重要」なことなので、
まさに第Ⅱ領域の活動です。

このマトリックスの中に
日々の活動をあてはめることで、
自分が何に時間を取られているのかを
分析することができます。

たとえば、
ヒマつぶしでやるゲームは
「緊急でなくて重要でない」
ので第Ⅳ領域。

友だちからの電話に出るのは
「緊急で重要でない」
ので第Ⅲ領域の活動です。

第Ⅲ領域と第Ⅳ領域は重要でないわけですから、
これらのせいで勉強できないのであれば論外なので、
すぐにやめないといけません。

「それがやめられなくて苦労しているんだ！」
という人は、
第1の習慣と第2の習慣がそもそもできていないよね、
ということのようです。

7つの習慣は
第1の習慣から順番にできるようならないといけない、
というのは本書においては基本のため
基礎からやり直しなのは仕方がありません。

私のさきほどの例でいえば
「他の楽しいことをやってしまう」
「そもそもやる気が出ない」
といったことは時間管理より前の話なので、
第1の習慣と第2の習慣で解決できます。

「緊急で重要」な第Ⅰ領域が問題

第3の習慣で問題となるのは、
「緊急で重要」である第Ⅰ領域の活動です。

私が勉強できない話でいえば、
「急な用事が入ってしまう」
ことが第Ⅰ領域の活動と言えます。

多くの人がおちいりがちなのが、
第Ⅰ領域の活動にばかり時間をかけてしまう
ことです。

例えば、私は会社に勤めていたとき、
こんなことがありました。

仕事でトラブルが起きて
お客さんへの迷惑を最小限にするには
今日中に対処しないといけない、
という場面です。

このときの対処は第Ⅰ領域の活動にあたります。

その日は早く帰宅して
英語の勉強をするつもりでしたが、
問題への対処が終わるまでは
会社に残って残業するしかなかったです。

そして、
夜遅くに帰宅するとヘトヘトで、
けっきょく勉強はしませんでした。

問題なのは、
第Ⅰ領域の活動をしていると
充実感が得られるし周囲からも認めてもらえる
ことです。

「アイツはがんばっているな」
と思ってもらえるので、
やるはずだった勉強ができなくても
気になりません。

「緊急で重要」な仕事をしているのですから、
何の問題もないように見えます。

けれども、
勉強をしないことによって
長い目で見れば成長するチャンスを失っている
わけなので、
第Ⅰ領域の活動ばかりをしているのは
良くない状態なのです。

「緊急でないが重要」な第Ⅱ領域が大切

「緊急でないが重要」である
第Ⅱ領域の活動を増やそう、
というのが「7つの習慣」のメッセージです。

これらの活動を
あらかじめスケジュールに
予定として入れておく
ことで時間を確保する、
ということが提案されています。

「緊急で重要」な仕事に追われている人にとっては、
第Ⅱ領域の活動を増やしましょうと言うのは
理想論のようにも思えます。

かつての私のように
トラブルへの対応に追われている人は、
好きでそれをやっているわけではありません。

私だってそのときは
勉強がしたくないから勉強しなかったわけではなく、
仕方がなかったのです。

そんなひねくれた思いを持って
「7つの習慣」を読み進めていたのですが、
まったく予想していなかったことが書いてあって
目を奪われました。

第Ⅱ領域の活動を増やすことによって
問題自体を減らすことができる
と言うのです。

これは目からウロコでした。

第Ⅱ領域の活動というのは、
本当は必要なのに
後回しにしてしまいがちな活動です。

実は私が残業したトラブルの場合、
他の部署の担当者と
うまく意思疎通ができていなかったことが
問題の原因でした。

ふだんから第Ⅱ領域の活動に時間をとって
他の部署との人との人間関係を作っておけば、
そもそも問題は起きなかったかもしれないのです。

そう考えると、
「第Ⅱ領域の活動を増やそう」
というのは理想論ではなくて、
実際の問題の解決のために必要なこと
だとわかります。

人間関係のために時間をとれば
問題が予防できて、
私は早く家に帰って勉強ができる。

勉強することで仕事がスムーズに進めば、
そうして余った時間で
また第Ⅱ領域の活動ができる。

こうして、
いい循環ができていくのです。

まとめ

私は「7つの習慣」を読んで
第Ⅱ領域の活動がいかに大事かがわかったので、
これからはそのための時間を増やしていきます。

まずは、「7つの習慣」を読み進める時間を
しっかりスケジュールに
組み込むことからはじめます。

「7つの習慣」の記事は
こちらにまとめてあるので、
合わせてお読みください。